Liên quan đến dịch Covid-19, nhiều doanh nghiệp hội viên chia sẻ điều lo lắng nhất hiện nay là rủi ro phải đóng cửa, dừng sản xuất khi trong nhà máy xuất hiện các trường hợp nhiễm, nghi nhiễm hoặc tiếp xúc với người nhiễm Covid-19. Mặc dù các doanh nghiệp đã tiến hành nhiều biện pháp khắc phục tạm thời nhưng nguy cơ là luôn thường trực, gây tâm lý hoang mang.
Để có thêm thông tin tham khảo về nội dung này, VASI xin chia sẻ kế hoạch quản trị rủi ro của Công ty cổ phần Van Vina[1] là thành viên của VASI.
A. Các nguy cơ của Doanh nghiệp thời Covid-19.
Nguy cơ bị cách ly có thể xảy ra với bất kì ai trong doanh nghiệp, và vào bất kì lúc nào vì chúng ta có thể là bệnh nhân, có thể là F1/F2/F3 của một người nào đó ta đã giao tiếp. Hoặc chúng ta bị liên đới khi một khu vực địa lý (khu phố/phường/xã/quận/thành phố) bị khoanh vùng cách ly mà tình cờ chúng ta lại ở trong khu vực đó.
Sau đây là một số nguy cơ và hậu quả mà các doanh nghiệp có thể gặp phải:
- Lãnh đạo có thể bị cách ly tại nhà hoặc cách ly tại cơ sở tập trung của nhà nước hoặc điều trị tại cơ sở y tế chỉ định -> Gián đoạn hệ thống ra quyết định của doanh nghiệp.
- Các cán bộ quản lý trung gian quan trọng (cán bộ quản lý sản xuất, kế toán v..v) bị cách ly -> Một số mảng công việc sẽ bị gián đoạn, không triển khai như kế hoạch, gây trực tiếp ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp.
- Trụ sở, nhà máy của khách hàng bị cách ly -> Gây gián đoạn triển khai đơn hàng và dòng tiền tạm ứng/thanh toán hợp đồng của khách cho DNNVV.
- Trụ sở, nhà máy của nhà cung cấp nguyên vật liệu chính bị cách ly -> Gây gián đoạn chuỗi cung ứng nguyên liệu của DNNVV, gây gián đoạn sản xuất một số mặt hàng, ảnh hưởng tiến độ và kế hoạch sản xuất.
- Văn phòng Hà nội, nhà máy DNNVV có cán bộ công nhân dương tính với Covid-19 hoặc là F1/F2/F3 thì gây ra nguy cơ một phần hoặc toàn bộ trụ sở chính/nhà máy bị cách ly 14 ngày -> Gây ra nguy cơ khủng hoảng toàn diện với doanh nghiệp.
B. Đối sách của doanh nghiệp.
- Đối với hệ thống cán bộ lãnh đạo, quản lý, nhân sự chủ chốt:
– Với nhà máy, có thể tách toàn bộ hệ thống quản lý và nhân sự các ca sản xuất thành độc lập nhau, không có giao tiếp, tiếp xúc giữa nhân sự các ca để đảm bảo không thể xảy ra trường hợp cách ly 100% nhân sự nhà máy. Lên phương án dự phòng để đảm bảo triển khai sản xuất sản phẩm trọng điểm khi lượng lớn nhân sự nhà máy bị cách ly (trong trường hợp trên 50% cán bộ công nhân viên bị cách ly tại nhà hoặc cách ly tập trung). Phương án dự phòng này chỉ áp dụng với 1 vài sản phẩm chủ chốt cho một vài khách hàng trọng điểm.
– Với khối văn phòng, tiến hành phân tán nhân sự khối văn phòng ra thành các cặp làm việc so le ngày, không để tập trung 100% cùng lúc để tránh nguy cơ cả văn phòng bị cách ly toàn bộ. Triển khai hệ thống làm việc từ xa qua truy cập vào máy chủ công ty và sử dụng mạng riêng ảo VPN. Trong các trường hợp cần thiết thì nhân viên sẽ thay nhau tới văn phòng để trực và xử lý các công việc bắt buộc phải có mặt tại văn phòng. Phải đảm bảo không để xảy ra 100% nhân sự văn phòng HN đều bị cách ly.
– Các lãnh đạo sẵn sàng hệ thống uỷ quyền vận hành DN khi lãnh đạo bị cách ly. Các cán bộ quản lý liên quan sản xuất nhà Hà nội phải có sẵn phương án xử lý khẩn cấp khi HN bị cách ly diện rộng để đảm bảo có mặt tại hiện trường sản xuất
- Về hạn chế tiếp xúc:
– Để chống bị cách ly thì lãnh đạo tuyệt đối không nên giao tiếp gần với ai để tránh bị nguy cơ cách ly F0/F1/F2/F3. Tiến hành phân tán toàn bộ hệ thống lãnh đạo, quản lý trung gian quan trọng, kế toán ra các địa điểm khác nhau.
– Chia người làm việc theo 3 ca lệch giờ nhau (mỗi ca giảm 15’ so với quy định để hạn chế gặp nhau thời điểm giao ca). Phải đảm bảo không có giao tiếp xúc trực tiếp giữa các ca làm việc.
– Hạn chế tối đa việc tiếp khách, đi công tác trong giai đoạn dịch bệnh căng thẳng.
– Tận dụng giải pháp họp trực tuyến, giao tiếp online.
– Hạn chế tối đa việc tổ chức họp nội bộ với số đông nhân viên.
- Về cách thức kiểm soát sức khỏe và vệ sinh:
– Lập ban phòng chống dịch Covid-19 trong công ty, thành viên của ban này nên lấy người của mỗi phòng, ban, mỗi khu vực sống để nắm bắt thông tin nhanh nhất. Tiến hành lập hồ sơ kê khai lịch trình đi lại hàng ngày của từng cán bộ công nhân viên. Tiến hành phân loại, quản lý, phỏng vấn thường xuyên về khả năng tiếp xúc của cán bộ công nhân viên với các F0, F1, F2, F3 theo khu vực sinh sống. Liên tục cập nhật sự biến đổi của các F này. Đây là các dữ liệu cần thiết phải có hồ sơ lưu giữ để hỗ trợ cơ quan nhà nước khi cần thiết.
– Yêu cầu các cán bộ công nhân viên chủ chốt hạn chế đi lại (kể cả ngoài giờ hành chính, hạn chế sử dụng phương tiện công cộng, taxi).
– Áp dụng Quy trình phòng chống dịch bệnh Corona mà công ty đã ban hành áp dụng từ ngày 06/2/2020. Các hoạt động này đều phải có hồ sơ lưu trữ để cung cấp cho các cơ quan quản lý nhà nước khi cần thiết:
– Kiểm tra thân nhiệt 2 lần một ngày, một lần khi vào cổng và 1 lần giữa ca làm việc. Tiến hành kiểm tra trạng thái xơ hoá của phổi bằng cách một ngày 1 lần vào giữa ca làm việc cho nín thở 15s xem có bị tức ngực, bị ho ko. Lưu giữ hồ sơ việc đo nhiệt cũng như ghi nhận các triệu chứng bệnh lý hô hấp của từng cá nhân cán bộ công nhân viên để sau này cung cấp cho cơ quan quản lý nhà nước nếu trong trường hợp cần thiết nhằm chứng minh doanh nghiệp quản lý rất chặt chẽ tình trạng y tế của từng cá nhân.
– Dùng gel sát khuẩn để rửa tay trước khi vào cổng công ty, phun cồn sát sát khuẩn tay lái xe máy.
– Tiến hành khử khuẩn bộ phận cổng bảo vệ, nhà ăn, văn phòng và toàn bộ nhà máy theo qui định trong qui trình đã công bố.
– Hạn chế cầm vào tay nắm cửa, một số cửa buộc phải đóng để đảm bảo môi trường sản xuất thì có bố trí lau cồn thường xuyên.
– Một số cửa sẽ bố trí mở để lấy gió tươi, không sử dụng điều hoà để tránh không khí quẩn của điều hòa.
– Tất cả nhân viên, công nhân sẽ buộc phải rửa tay bằng xà phòng và dùng bình cồn cá nhân đã được phát để khử khuẩn tay, các bề mặt, qui trình cụ thể đã công bố.
– Phát khẩu trang, nước muối xúc miệng cho toàn bộ CNV và yêu cầu dùng bắt buộc.
– Sử dụng bình xịt cồn cá nhân để sát khuẩn các vị trí hay tiếp xúc tay như bàn làm việc, máy móc, thiết bị, công cụ, dụng cụ. Thực hiện đúng theo Qui trình đã công bố.
Trên đây là kế hoạch quản trị rủi ro với dịch bệnh Covid-19 của công ty Van Vina, đề nghị các doanh nghiệp hội viên VASI tham khảo và có kế hoạch quản trị phù hợp với công ty mình.
Liên quan đến Covid-19, doanh nghiệp hội viên có vấn đề cụ thể và đề xuất giải pháp tháo gỡ như thế nào, xin chia sẻ qua ĐT: 024-39369593, email: info@vasi.org.vn. Văn phòng VASI sẽ liên tục tập hợp thông tin, chuyển đến các cơ quan liên quan, và tìm kiếm các nguồn hỗ trợ.
————
[1] Công ty cổ phần Van Vina là doanh nghiệp thành công trong lĩnh vực sản xuất sản phẩm van vòi, phụ kiên bằng đồng, sử dụng trong các ngành công nghiệp và dân dụng, với kinh nghiệm làm việc với một số đối tác lớn trong và ngoài nước như Brother, Mitsubishi, Defelsko, Tiền Phong, Tân Á, Hoa Sen. Website: http://vanvina.vn/
